Waarin kan Uw Secretariaat | Office Management Services u bijstaan?
Uw Secretariaat | Office Management Services ondersteunt u en uw bedrijf op maat in het beheer van of het bijstaan in de algemene administratie van
A tot Z, maar specialiseert zich in twee grote takken: juridisch secretariaat & transcriptiewerk.
Daarnaast kunnen wij u helpen in een aantal specifieke activiteiten die hoe langer hoe meer standaard deel gaan uitmaken van het bedrijfsproces. Het zijn taken waarvan de workload dikwijls wordt onderschat. Uw ganse administratie of elke taak apart kan daarbij perfect uitbesteed worden aan een extern administratief medewerker. Dit kan steeds zowel vanuit ons eigen kantoor als on site op uw bedrijf wanneer gewenst.
Meer info vindt u onderstaand. Contacteer ons voor al uw vragen hierover; wij werken graag ondersteuning uit op uw maat.
Juridisch secretariaat en administratieve ondersteuning voor advocaten(kantoren).
Telefonisch en persoonlijk onthaal van cliënten | Dossierbeheer | Klassement en archivering | Typewerk van brieven en officiële juridische documenten. Steeds in een discrete en vertrouwelijke context.
Een werkdag van een advocaat kan erg hectisch zijn: van kantoor naar de rechtbank, terug naar kantoor en naar cliëntenafspraken; overlegmomenten, adviezen schrijven en conclusies tijdig afwerken en neerleggen.
Wanneer u dan als partner bovendien een kantoor runt of als advocaat deel uitmaakt van een kantoor, komen daar veelal ook heel wat interne besprekingen en vergaderingen bij.
Als er al tijd is voor administratie of typewerk, dan is dat veelal na 18u, wanneer de telefoon (misschien) stilvalt. Veel advocaten dicteren bovendien liever dan zelf te schrijven, omdat dit heel wat praktische voordelen oplevert.
Uw Secretariaat | Office Management Services is bekend met de werkwijzes en kan u of uw kantoor (bijkomend) ondersteunen wanneer het werk zich opstapelt.
Soms moest het immers éigenlijk gisteren al klaar zijn. Wij werken flexibel en op afroep. Contacteer ons voor meer informatie!
Transcriptiewerk
Interviews klantentevredenheid | Personeelsinterviews | Plaatsbeschrijvingen | Rapporten & verslagen...
Transcriptie is in de taalkunde het zo klankgetrouw mogelijk weergeven van een gesproken taaluiting. [Bron: Wikipedia]
Transcripties kunnen op 2 verschillende manieren uitgewerkt worden. Afhankelijk van het doel en in overleg met u worden de geluidsopnamen woordelijk en/of letterlijk uitgeschreven.
Het werk wordt steeds foutloos opgeleverd in een vooraf vastgelegde opmaak en -indien gewenst- voorzien van een nauwkeurige tijdsindicatie.
Bij een woordelijke transcriptie wordt een gesprek of monoloog zo goed als letterlijk uitgeschreven, echter kromme zinnen worden waar mogelijk rechtgezet en niet relevante woorden of uitingen, zoals eh's, stopwoordjes, versprekingen, herhalingen en doodlopende zinnen, worden achterwege gelaten. In situaties waarbij men in spreektaal spreekt, zoals in interviews, zou anders de tekst al snel onleesbaar worden. Dit is het meest gangbare formaat. Het is een schriftelijke weergave van de tekst zoals de sprekers het hebben bedoeld en het voldoet daarmee aan de eisen van correct citeren.
Bij een letterlijke transcriptie wordt het geluidsbestand precies uitgeschreven zoals de sprekers het hebben gezegd. Niet alleen wordt elk woord [inclusief stopwoordjes, herhalingen, gestotter, interrupties en doodlopende zinnen], op papier gezet, ook zaken als stiltes, uitroepen en telefoongerinkel worden in een letterlijk transcript genoemd. Soms is dat van belang, bijvoorbeeld in de rechtszaal of bij ondertiteling of vertaling. In alle andere gevallen wordt het letterlijk transcript afgeraden, omdat het de tekst onleesbaar kan maken.
Aanwezig zijn bij meetings en nota nemen, geschreven of digitaal, voor verslaggeving intern en/of extern.
Documenten voorzien van lay-out (Word / Excel) | Uittypen (kopieertranscriptie) van hardcopy documenten | PowerPoint opmaken | Tekstuele revisie van opmaak, taalkunde en schrijffouten.
Zakelijke basisvertalingen van uw documenten, brieven, rapporten. Steeds vanuit het Frans, Engels of Duits nààr het Nederlands. Wij zijn géén beëdigd vertaler.
Contact nemen of houden met uw contacten (klanten, leveranciers, leden, potentiële klanten,…) en actualiseren van of input in uw database
Monitoren van uw telefoon(berichten), mailbox of database, waarbij afspraken in een gedeelde agenda worden opgenomen en wij de administratie voor u doen (bevestigen, opvolgen, verplaatsen,...)
Aanmaak, opstart, opvolging en/of voeden van uw Facebook, LinkedIn, Twitter, Pinterest, Instagram - account of pagina. Wij zijn geen marketingkantoor en kunnen geen strategisch advies uitwerken. Het betreft hier louter de praktische ondersteuning.
Aankoop- en verkoopfacturen verwerken (en inboeken) | financiële verrichtingen inboeken | uitgaande en inkomende betalingen monitoren | voorbereidende boekhouding voor de in-house of externe accountant. Wij zijn géén boekhouder van opleiding!
Uw klanten betalen slecht of niet? Wij volgen voor u de termijnen op en doen de telefonische en schriftelijke contactname met de schuldenaars en opvolging van aanmaningen; desgevallend overgaan tot invordering.
Uw kantoorwerking en/of uitbreiding, organisatie, opstart van uw bedrijf evalueren en waar nodig bijsturen of ondersteunen + begeleide overdracht bij in dienst vaste medewerker(s)